نرم افزار کنترل موجودی

نرم افزار کنترل موجودی LeanStock Analyzer یک ابزار مفید در حوزه مدیریت مواد و موجودی برای شرکت های تولیدی و بازرگانی است. قبل از معرفی این نرم افزار ابتدا مروری بر مفهوم موجودی خواهیم داشت.

کنترل موجودی چیست ؟ کنترل موجودی جریانی است که ضمانت می کند اقلام مورد نیاز سازمان با در نظر گرفتن عوامل زمان، مکان، تعداد، کیفیت و البته هزینه به بخشهایی از عملیات از قبیل تولید، توزیع و فروش، مهندسی و غیره که به آنها نیاز دارند، تدارک شود. کنترل موجودی در مدیریت تأمین و تدارکات مدرن، کنترل واقعی کار به حساب می آید. مفهوم اساسی کنترل موجودی به بیانی ساده شامل تأمین مواد درست، در مقدار درست، با کیفیت درست، در زمان و مکان درست است.

چه روش هایی برای کنترل موجودی وجود دارد؟ وقتی صحبت از روش می شود باید سراغ مدل ها رفت چراکه روش ها از دل مدل ها بیرون می آیند. با مطالعه مدل های کنترل موجودی در یک دسته بندی کلی می توان به سه مدل اصلی اشاره نمود:

۱. مدل های کنترل موجودی با فرض تقاضای ثابت و قطعی؛ این مدل به عنوان پایه ای ترین مدل کنترل موجودی در نظر گرفته می شود و رابطه مشهور EOQ  (Economic Order Quantity) مربوط به همین مدل است. مفروضات ساده کننده ای دارد که در دنیای واقعی عینیت ندارد. مثلاً  تقاضا را در هر دوره ثابت در نظر می گیرد (یا میانگینی از تقاضا را برای هر دوره اعمال می کند).

همچنین به داده های مربوط به هزینه نگهداری و هزینه سفارش (خرید) نیاز دارد. توجه داشته باشید که هزینه سفارش دهی درواقعیت نسبت به هزینه نگهداری بسیار ناچیز و در حد صفر است. معمولاً از روش های اصلاح شده این مدل در عمل استفاده می شود. (برای کسب اطلاعات بیشتر به مقالات و مدیریت زنجیره تأمین مراجعه کنید.)

۲. مدل های آماری و احتمالاتی؛ اینجا تقاضا دیگر قطعی نیست بلکه دارای یک توزیع احتمالاتی است. در عمل برای نتیجه بهتر باید توزیع داده های مرتبط با تقاضای مواد و ملزومات سازمان خود را بدانید یا در غیر اینصورت باید با فرض توزیع نرمال یا یکنواخت کنترل موجودی را دنبال کنید. برای مثال برای یک کالای خاص عنوان می شود که دارای تقاضای نرمال با میانگین و واریانس فلان مقدار است. دانش پایه ای از علم احتمالات بخصوص کار با توزیع های احتمالاتی از محدودیت های این روش می باشد.

۳. مدل های با تقاضای پویا؛ در این مدل ها نیز تقاضا معلوم است اما برای همه دوره ها ثابت نیست و از دوره ای به دوره دیگر متفاوت است. مشهور ترین روش حل این مدل واگنر- ویتین و سیلور -میل نام دارد. کاملاً نسبت به دو روش دیگر محاسبات نسبتاً پیچیده ای دارد و خیلی بعید است در شرکت های تولیدی و تجاری کسی سراغ این روش برود. یادتان باشد که یک قانون نانوشته ای هست که می گوید:  

اکثریت مردم ترجیح می دهند با مشکلاتی که در حال حاضر با آنها مواجه هستند و راه حلی برایشان ندارند، زندگی کنند تا اینکه راه حلی را بپذیرند که درک نمی کنند.

جدای از مدل ها، از سیستم های کنترل موجودی هم بحث می شود که دو نوع سیستم اصلی داریم:

۱. مرور دائم؛ که به سیستم (r,Q) هم معروف است در این سیستم هر زمان مقدار موجودی به نقطه سفارش مجدد (r) رسید به اندازه (Q) سفارش داده می شود تا زمانی که این دو شاخص برای یک کالا که محاسبه شده تغییر نکند این چرخه مدام تکرار می شود.

۲.مرور دوره ای؛ اینجا دیگر مقدار ثابتی برای سفارش در نظر نمی گیریم بلکه در فواصل زمانی معین و ثابت نسبت به کنترل موجودی اقدام می گردد که زیاد هم کاربرد ندارد و در عمل همان سیستم مرور دائم استفاده می شود.

کارکرد اصلی کنترل موجودی کدام است؟ برای درک بهتر داشتن یک سیستم کنترل موجودی به تصویر زیر نگاه کنید. در این شکل مسیر حرکت موجودی در کارخانه به تفکیک زمان صرف شده نشان داده می شود.

شکل ۱- انواع موجودی در کارخانه به تفکیک زمان

مواد و قطعات در ابتدا مطابق فرآیند تولید باید توسط ماشین آلات پردازش شوند که خود این پردازش یک زمان مشخصی دارد (Processing time) و بعد در دسته های مشخص از یک ایستگاه کاری به ایستگاه بعدی منتقل شوند (Moving time).

اگر تعداد موجودی در حال ساخت از ظرفیت کارخانه بیشتر باشد و یا دسته های انتقالی مابین ایستگاه های کاری را در تعداد بالا در نظر بگیریم برای مثال  تعداد زیادی که بتواند توسط لیفتراک جابجا شود، در این صورت موجودی در صف منتظر می ماند (Queueing time). در صف بودن در این حالت یعنی قطعه به دلیل عدم ظرفیت سنجی مناسب منتظر فرآیند است و یا پردازش آن تکمیل شده اما منتظر بقیه قطعات جهت انتقال به ایستگاه بعدی است (waiting for batch).

بعد از اینکه قطعات چه ساختی و چه خریدنی آماده شدند باید در خط مونتاژ به محصول نهایی تبدیل شوند. اگر در خط مونتاژ مواد و قطعاتی هنوز در دسترس نباشد، در اینصورت بقیه قطعات تکمیل شده باید منتظر بمانند تا این قطعات از راه برسند تا مونتاژ شروع شود (Waiting to match). 

علی رغم اینکه زمان سنجی و کارسنجی فرآیند در ویترین قرار دارد و اکثر شرکت ها به دنبال زمانسنجی هستند، باید توجه داشته باشید که زمان فرآیند یعنی زمانی که پرسنل خط تولید بر روی قطعات در حال کار هستند  حداکثر ۱۰ الی ۱۵ درصد از کل زمانی است که در چرخه بالا توضیح دادیم. قسمت عمده زمانی که تلف می شود مربوط به زمان صف و در دسترس نبودن موجودی در خط مونتاژ است. 

تمرکز صرف بر زمانسنجی فرآیند قطعات و اینکه مواظب باشیم تا کارگران بدون اتلاف وقت پردازش را تکمیل کنند در حالیه قطعات زمان زیادی در صف تولید یا مونتاژ هستند کاری بیهوده است. زمانسنجی و کار سنجی زمانی درست و به شکل صحیح انجام می شود که کل چرخه در شکل بالا را مدیریت کنیم نه اینکه فقط به دنبال بهبود زمان فرآیند باشیم.

تولید هموار و منظم یعنی قطعات در سریع ترین زمان ممکن و با حفظ کیفیت بالا به محصول نهایی تبدیل شود تا هم مشتری به محصول برسد و هم شرکت به منابع مالی.

زمانی که قطعات هنوز در خط مونتاژ در دسترس نیستند و ما با انحراف برنامه تولید مواجه هستیم، یکی از راهکارهای که می توان در نظر گرفت، کنترل موجودی است. هرچه فهرست مواد و ملزومات محصول (BOM) بیشتر باشد نیاز به کنترل موجودی هم شدیدتر خواهد بود. منطقی که هم پشت آن است را می شود با کمک یک رابطه ساده آماری نشان داد.

فرض کنید که برای تولید یک محصول، تمام قطعات مورد نیاز را خودتان در کارخانه می سازید و تنها ۱۰ قطعه را از ۱۰ پیمانکار و تأمین کننده مختلف دریافت می کنید. اگر هرکدام از این پیمانکاران با احتمال ۹۵ درصد، اقلام را به موقع تحویل دهند آنوقت احتمال اینکه همه این ۱۰ قلم کالا به موقع در خط مونتاژ باشد ۹۵ درصد نخواهد بود، بلکه براساس قانون ضرب احتمالات باید ۹۵ درصد را ۱۰ بار در هم ضرب کنید (یا به توان ۱۰ برسانید) که نتیجه عددی کمتر از ۶۰ درصد است.

به عبارت دیگر اگر فقط ۱۰ قلم کالا را از پیمانکارانی دریافت می کنید که همگی در ۹۵ درصد از مواقع، سر موعد کالاهای مورد نظر را تحویل داده اند، آنوقت ۶۰ درصد احتمال دارد که بتوانید مطابق برنامه تولید، محصول را مونتاژ و تکمیل کنید (توضیحات مفصل تر در بخش مقالات آمده است). این یک مثال ساده بود در واقعیت تعداد اقلام دریافتی از پیمانکاران بسیار بیشتر از ۱۰ مورد و زمان تحویلی آنها نیز بسیار متغیر است. 

هدف نرم افزار کنترل موجودی که در ادامه به معرفی آن می پردازیم برای کمک به حل این مشکل است. توجه داشته باشید که به کمک کنترل موجودی و استفاده از این نرم افزار هیچ گاه مشکلات موجودی به صورت صد در صد حل نمی شود بلکه بار کاری شما را کمتر می شود و اگر قرار باشد خط مونتاژ شما به دلیل کمبود قطعه ای توقف داشته باشد باید یک قطعه خاصی باشد که شرایط ویژه ای دارد (مثلا گران قیمت است، تکنولوژی تولید بالایی دارد، مشکل پیدا کردن پیمانکار واجد شرایط و از این قبیل) نه اینکه سر قطعات معمولی مجبور به توقف خط باشید.

اما نرم افزار کنترل موجودی LeanStock Analyzer که در این قسمت به معرفی آن می پردازیم چه مشخصاتی دارد و چگونه به کسب و کار شما کمک می کند؟

اول اینکه جدای از اینکه چه مدل و روشی برای کنترل موجودی خود استفاده می کنید، به یک حداقلی از داده ها و اطلاعات برای انجام محاسبات نیاز خواهید داشت از جمله گروه بندی اقلام، داده های مربوط هزینه نگهداری یا خرید، اطلاعات آماری پایه و نرخ تقاضا و غیره که طبیعی است هرچه این داده های در شرکت ها بهتر، دقیق تر ثبت شده و در دسترس باشد کار محاسباتی هم راحت تر است. اما در بعضی مواقع نیز یا داده ها ناقص است یا کافی نیست (مثلاً از یک تاریخی به بعد نرم افزار یکپارچه شرکت عوض شده است) یا اگر هم باشه بخصوص در بحث هزینه ها ممکن است محدودیت هایی وجود داشته باشد.

اگر فرض مثال تمام داده های مرتبط هم در دسترس باشد برخی از آنها قابل اتکا نیست چون دست شما نیست. برای مثال یکی از مهمترین داده ها، زمان انتظار یا مدت زمان دریافت کالا (Lead Time)  از تأمین کننده است. در بحث های آموزشی و مثال های کنترل موجودی با یک عددی این زمان را مشخص می کنند برای مثال از میانگین زمان دریافت استفاده می شود.

اما در واقعیت زمان انتظار یک عدد مشخص نیست بلکه درای یک توزیع احتمالاتی است و علاوه بر میانگین دارای واریانس است. به عبارت ساده تر خیلی محتمل است که کالای خود را دیرتر از آنچه به تأمین کننده سفارش داده اید دریافت کنید (برای کسب اطلاعات بیشتر در این مورد به مقالات و زمانبندی تولید مراجعه کنید.)

در برخی موارد بجای صرف منابع و زمان برای کسب جواب بهینه، یک جواب قابل قبول می تواند گزینه مفیدتری باشد و این دقیقاً کار این نرم افزار است. این نرم افزار در دو نسخه ابری و دسکتاپ عرضه شده است. برای دسترسی به نسخه ابری اینجا کلیک نمایید.

در ادامه با جزئیات نسخه دسکتاپ این نرم افزار آشنا می شوید.

۱. نصب نرم افزار؛ در حال حاضر این نرم افزار برای محیط ویندوز -۶۴ توسعه پیدا کرده است. قبل از نصب به این مهم توجه داشته باشید. مراحل نصب هم مشابه اکثر نرم افزار های تجاری با چند کلیک ساده انجام می شود. در هنگام نصب حتماً آنلاین باشید.

۲- فعال سازی؛ برای فعال سازی نرم افزار احتیاج به کلید لایسنس خواهید داشت که بعد از تکمیل فرآیند خرید در اختیار شما قرار می گیرد. با وارد کردن کلید لایسنس معتبر در محل مربوطه فرآیند اعتبار سنجی به صورت آنلاین انجام (باید به اینترنت متصل باشید) و نرم افزار فعال می گردد.

۳- آماده سازی و انتخاب فایل اکسل؛  ورودی اطلاعات به نرم افزار در قالب یک فایل اکسل می باشد. در این فایل هر ستون به یک محصول اختصاص می یابد. اولین سطر نام محصول است که می تواند به فارسی و یا به انگلیسی باشد و در سطرهای بعدی داده های مرتبط با مقدار (تعداد) ماهانه و یا هفتگی (بر اساس وضعیت کسب و کار شما) تقاضا که اگر در دسترس نبود از داده های فروش یا داده های تولید و یا حتی اطلاعات مربوط به خرید هر کدام که قابل اتکا است می توانید استفاده کنید. فرمت اکسل هم به یکی از فرمت های XLSX , XLS یا CSV می باشد. مثالی از داده های ورودی به نرم افزار در شکل (۲) نشان داده شده است.

شکل ۲- نمونه فرمت داده های ورودی به نرم افزار کنترل موجودی  (برای بزرگنمایی روی تصویر کلیک کنید)

۴- اجرای آنالیز و نمایش نتایج؛ با وارد کردن فایل ورودی به نرم افزار تقریباً کار تمام است. دکمه اجرای آنالیز را بزنید و منتظر بمانید تا محاسبات تکمیل و خروجی نمایش داده شود. می توانید فایل اکسل خروجی محاسبات را نیز دریافت نمایید. در ادامه تصاویری از محیط نرم افزار را مشاهده می کنید.

شکل ۳- رابط کاربری نرم افزار کنترل موجودی

شکل ۴- خروجی محاسبات نرم افزار کنترل موجودی

شکل ۵- پنجره خروجی محاسبات موجودی

شکل ۶- خروجی محاسبات موجودی در محیط اکسل

خروجی نرم افزار منطبق بر سیستم (r,Q) است که قبلاً در مورد آن صحبت کردیم.  از سمت چپ به ترتیب برای هر محصول:

نقطه سفارش مجدد (Reorder Point or ROP)، ذخیره احتیاطی یا ذخیره اطمینان (Safety Stock)، حداکثر موجودی (Maximum Inventory) و مقدار سفارش اقتصادی (Economic Order Quantity) محاسبه شده است. این نرم افزار قابلیت سفارشی سازی بر اساس مشخصات کسب و کار شما را دارد. برای کسب هر گونه اطلاعات بیشتر تماس بگیرید.